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        會議人的“零失誤”控臺指南  /Conference man's "zero error" console Guide
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        會議人的“零失誤”控臺指南

        2022-04-22793

         衡量一場會議舉辦成功與否,有很多種不同的標準,但直觀的也是重要的一項標準就是,會議現場流程是否順利。舞臺、燈光、音響、屏幕、PPT等每一項都有可能直接影響現場效果的呈現,所以控臺是否到位是辦好一場會議非常關鍵的一環。   


        1 設備檢查     測試所有設備是否能夠正常運行,設備數量和擺放位置是否符合要求:

         01  麥克風的數量  講臺或主席臺一般配置鵝頸話筒,移動麥克風可根據會場規模及會議要求配置。 

        02  控臺電腦和提詞器的擺放位置  如果講臺前方有提詞器,控臺電腦可放在臺下控制臺處。如果沒有提詞器,用兩臺電腦同步控制,講臺和控制臺各一臺,這樣演講者可以看著講臺上的PPT演講,不用轉身對著屏幕,另一方面,當下一個演講者上臺時,臺下電腦可以進行PPT切換,而不需要工作人員上臺去切換影響整體舞臺呈現效果。 

        03  檢查線纜連接  音頻線、顯示屏線、視頻控制線、麥克風連線、電腦連線等需要反復檢查,確保不會因為松動造成黑屏、沒有聲音等等重大事故。         

        2 會前溝通     一場會議的現場呈現是不可能由一個人單獨完成的,需要主持人、互動嘉賓、燈控師、音控師、視頻控制師、攝像師、甚至直播的師傅一起協作完成。當多人參與時,溝通就顯得尤為重要。我們需要提前準備好腳本(如下圖),會前跟各方溝通好每一個環節的動作指令,確保每一位參與者都能夠很好的理解您的要求。      

        3 屏幕顯示素材和音頻素材準備     


        01  屏幕顯示素材準備  根據會場屏幕尺寸,一般可以將畫面分為左、中、右三個屏,根據會議需求,每個環節每塊屏上播放什么內容,需要我們在會前非常嚴格、細致的把關,有一個字或圖片錯誤都有可能成為重大事故。 串場PPT的準備:通常會前會準備一個串場PPT,將主屏上將要播放的內容和順序用PPT整理出來,如果有全屏播放的圖片,可以單獨用文件夾準備好。 嘉賓演講PPT準備:會前需要測試每位發言嘉賓的PPT,檢查里面是否視頻或音頻,確保能夠順利播放,特別是視頻從頭到尾播放一邊,以防出現部分失真卡頓的問題。 

        02  音頻素材準備  

        根據會議需求,提前準備不同環節播放的音樂,例如,茶歇時的音樂,嘉賓上場時的音樂,頒獎時的音樂,會議結束時的音樂……         

        4 會前彩排     

        會前彩排時確保會場“零失誤”重要的準備環節。彩排時需要注意的幾個關鍵點: 

        01  彩排時設備的擺放位置應該與正式開會時一致。如控臺電腦等。  

        02  彩排時應該按照實際流程從頭到尾全流程排練,不要忽略細節。  

        03  所有播放畫面應該反復檢查,確保頭像、人名、職位、時間沒有錯誤。 

        04  所有發言嘉賓的PPT或PDF演示文件應全部演示一遍,確保音頻和視頻都能順利播放。  

        05  確保翻頁筆能夠順利翻頁,不要出現因PPT或PDF文件不一樣,而出現無法翻頁的情況。  

        06  若有線上連線,因在彩排時確?,F場及線上嘉賓的網速、燈光、畫面、聲音都沒有問題。并保證與會議現場一致,盡量建議線上嘉賓不要換地方連線。  

        07  若主持人無法參與彩排,應提前與主持人溝通每個環節的流程及特別注意事項,并準備好主持人串詞。    零失誤雖然是不存在的,但失誤的概率與所作準備的充分程度是成反比的,想要做到接近“零失誤”控臺,就需要做好充分的會前準備。做好以上四點,我們都可以做一個“零失誤”的控臺人。

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